Práctica 2: Google Drive

Google Drive se trata principalmente de una alternativa a Microsoft Office ya que cuenta con herramientas muy similares a las de los programas que integran este paquete, además de ser gratuita y online, aunque también ofrece la posibilidad de poder descargarse en el ordenador.

Para entrar en en Google Drive se tiene que poner "Google Drive" en Google y darle a la primera página, después se tendrá que entrar en el Gmail para poder utilizar esta herramienta. Una vez que hemos entrado en la página, ésta te ofrece varias opciones, desde poder subir un documento a la página para compatirlo o modificarlo dándole al botón rojo de la flecha que hay en la esquina superior izquierda, o también se puede crear un archivo desde cero.

Para crear este archivo, hay que darle al botón de crear que está al lado del botón nombrado anteriormente y entonces saldrá una pestaña que te da varias opciones sobre que tipo de documento crear. La primera opción no se refiere a un documento sino a una carpeta para poder organizar mejor los archivos que se guardan en Google Drive, bajo de ésta está la opción de crear un documento de texto, después encontramos una aplicación para hacer presentaciones, se pueden realizar también hojas de cálculo, formularios, dibujos y además esta página te da la oportunidad de conectar más aplicaciones como pueden ser convertidores de formatos, editores de fotos, creadores de diagramas...

Imagen 1: opciones que ofrece la página principal de Google Drive

Imagen 2: Compartir archivos

A parte de crear nuevos archivos, en la interfaz principal te permite ver los archivos existentes y seleccionando uno de ellos se puede abrir, mover a otra carpeta, borra, abrir con algunos de los programas de los que se dispone pero tiene que ser compatible, destacarlo, ver detalles de este documento, marcarlo como no visualizado para recordar que hay que revisarlo o por alguna otra razón similar, crear una copia, dercargarlo y compartirlo. Esta última opción es una que va a parecer en la mayoría de sitios y aplicaciones de esta página,si le damos a esta opción aparece el enlace y sobre él, una lista desplegable para elegir si la gente que recibe el enlace puede ver el documento, editarlo o comentarlo, debajo de esto aparece un espacio para poder poner el correo de la gente con la que lo quieres compartir y otra vez puedes poner que acciones pueden realizar sobre el documento. Otra opción es darle a donde pone Avanzada, donde aparece otra vez el link pero puedes seleccionar otros medios para compartir el enlace como Hotmail, Google+, Facebook, o Twitter, además puedes seleccionar que la gente que reciba el enlace puede ver el enlace, o solo puede verlo si lo has compartido con él o si cualquier persona puede verlo. También se puede ver en esta ventana quien es el propietario y quienes participan en el documento y debajo de esto vuelve a aparecer el cuadro de texto para escribir los correos.

En cuanto a las aplicaciones, la más usada es Google Docs en la cual se pueden realizar documentos de forma muy similar a como se hacen en Word. Al darle, te sale una hoja en blanco con la que puedes escribir de la misma forma que en Word, sobre esta hoja aparece una barra desde la cual puedes imprimir el documento, deshacer o rehacer acciones, cambiar el zoom, decir si quieres que sea un título, subtitulo o un texto normal y de que tipo, y después hay una serie de opciones que te permiten cambiar el formato de la letra como puede ser el tipo de letra, el tamaño, si quieres que esté subrayado, en negrita o en cursiva, si quieres añadir un enlace seleccionando la palabra o frase y añadiendo la URL, si se quiere poner un comentario, también se puede seleccionar la alineación, el interlineado o borrar el formato seleccionado. En cuanto a la barra superior, encontramos las pestañas de:

• Archivo: en ella se puede compartir el documento como he dicho anteriormente, se puede dar a la opción de crear un nuevo documento ya sea con esta aplicación o con otra, también se puede abrir otro ya realizado, cambiar el nombre del actual, crear una copia, moverlo o borrarlo, seleccionar el idioma, descargarlo al ordenador en cualquiera de los formatos propuestos, publicarlo en una web a través del enlace que se da o incrustarlo copiando la HTML que se da al código HTML de la página. También se puede enviar un correo a los que colaboran en el documento de una forma similar a la forma de compartir, enviarlo como archivo adjunto a un correo, configurar la página (color, tamaño, orientación y márgenes) o imprimirlo. Entre las opciones también está ver el historial de revisión en el que se pueden ver las modificaciones realizadas por cada colaborador, y además están diferenciadas por colores.

Imagen 3: Google Docs

• Editar: vuelve a estar la opción de deshacer y rehacer, también aparece la de cortar, copiar y pegar, a la vez que puedes ver el portapapeles, seleccionarlo todo o buscar y sustituir palabras.

• Ver: puedes seleccionar las herramientas que quieres ver en la aplicación entre las cuales está el diseño de impresión, la regla, la barra de herramientas de ecuaciones, las sugerencias ortográficas para una correcta escritura, o también se puede cambiar el modo en el que se visualiza el documento (edición, sugerencias o visualización), esconder los controles o verlo en pantalla completa. 

• Insertar: puedes añadir imágenes, enlaces como he dicho antes, ecuaciones, dibujos que puedes realizar en una ventana emergente, también se pueden añadir tablas como en otra pestaña más adelante, comentarios, caracteres especiales, líneas, números de página, saltos de página, encabezados, pie de página, marcadores o un índice de los contenidos del documento.

• Formato: tiene la mayoría de opciones que he dicho antes para modificar la letra, añadiendo la posibilidad de tachar las letras, poner superíndice, subíndice o modificar las imágenes que se suben.

• Herramientas: hace referencia a los recursos de ortografía, búsqueda, definición, ver el número de palabras, traducir el documento, editar los comandos, seleccionar las preferencias, y ver el diccionario personal.  

• Tablas: ya aparece en insertar, pero aquí se pueden añadir, quitar o modificar elementos de la tabla.

• Descargar más complementos para la aplicación.

• Ayuda: te lleva a explicaciones para entender mejor algunos problemas que se pueden presentar.

Arriba del todo también encontramos la opción de cambiar el nombre, destacarlo o moverlo de carpeta.

La siguiente aplicación es para realizar presentaciones, se llama Google Slides y su funcionamiento es muy parecido al de Power Point. Al darle, lo primero que sale es la opción de seleccionar cualquiera de los diseños que ofrece la página o incluso se puede importar alguno desde Google Drive o desde el ordenador.

Imagen 4: primer paso de hacer una presentación (eligir diseño)

Una vez seleccionado el diseño, aparece una diapositiva sin nada donde puedes añadir el título y subtítulo de la presentación, arriba de la diapositiva hay una barra de herramientas que contiene las herramientas de rehacer y deshacer, añadir una nueva diapositiva y el diseño que tendrá ésta (título, vacía, título y cuerpo...), después está la herramienta del zoom, y al lado una barra que se corresponde a algunos elementos que después aparecerán en la pestaña de insertar como puede ser insertar un cuadro de texto, una imagen, formas y líneas o un comentario. También te ofrece la posibilidad de cambiar el fondo, el diseño, el tema y las transiciones entre las diapositivas, el objetivo de esto es conseguir que la presentación quede al gusto del que la hace y que sea más atractiva.

En cuanto a la barra de herramientas superior encontramos:

• Archivo: aparecen las mismas opciones que en Google Docs, exceptuando la posibilidad de añadir diapositivas provenientes de Google Drive o desde el ordenador. 

• Editar: pasa algo similar, es todo igual excepto que te da la opción de eliminar o duplicar elementos de la diapositiva. 

• Ver: se puede ver la presentación, ver las transiciones, ver el diseño original del tema seleccionado, está otra vez las herramientas de zoom, ver en la vista HTML, ver la ortografía y las notas realizadas sobre el documento, y al igual que el anterior, se puede cambiar los controles o ver a pantalla completa. 

• Insertar: se puede poner como en la barra que he dicho anteriormente un cuadro de texto, imágenes, lineas, formas, comentarios, transiciones, diapositivas y además WordArt que son letras con diseños más atractivos, también se pueden añadir enlaces, vídeos y tablas. 

• El siguiente apartado te permite añadir, duplicar, eliminar y modificar las diapositivas (diseño, fondo y transición), además de poder moverte entre ellas (siguiente, anterior...). 

• Formato: es igual que en el Google Docs, pero ahora puedes modificar las líneas y las formas que insertes. 

• Se puede cambiar la disposición del texto ya sea su disposición en la diapositiva (delante, detrás...), su alineación, puedes girar las letras, agruparlas y desagruparlas. 

• La pestaña herramientas contiene opciones que también aparece en Google Docs pero solo algunas de ellas, también puede añadir tablas y modificarla igual que a anterior aplicación y puedes buscar ayuda en el siguiente apartado.

Imagen 5: Google Slides

Otra aplicación muy útil es la de Google Forms que te ofrece la posibilidad de realizar formularios con distintos tipos de preguntas. Al darle, aparece un formulario en blanco, en él puedes cambiar el título donde pone "Formulario sin título" y abajo añadir una descripción. Debajo tendrás que poner el título de la pregunta y añadir un texto de ayuda, además puedes seleccionar el tipo de pregunta entre las que están tipo test, texto, casillas de verificación, escala cuadrícula, seleccionar una opción de la lista, fecha u hora. Dependiendo de que tipo de pregunta hayas seleccionado te permitirá añadir opciones de respuestas o te mostrará los espacios dedicados a la respuesta, también te podrá dejar hacer ajustes avanzados (varían según el tipo de pregunta) relacionados con la validación de datos y con el orden de las opciones. También puedes marcar si esa pregunta es obligatoria o no, o añadir algún elemento como otra pregunta o un video o imagen. Debajo te permite seleccionar si mostrar un enlace para enviar otra respuesta, poner un enlace público para ver los resultados o permitir que la gente que rellena el formulario cambien las respuestas, debajo aparece el botón para enviar el formulario donde sale el enlace para compartir, la posibilidad de compartirlo en Google+, Twitter y Facebook, poner las direcciones de correo para compartirlo o incrustarlo de la forma que he dicho anteriormente. También puedes poner la opción de que se vea una barra de progreso en el formulario para que la gente que lo está haciendo vea lo que ha realizado y lo que le queda.

Arriba hay una barra donde está como siempre la opción de deshacer y rehacer, se puede cambiar el tema del formulario, editar las preguntas, ver el formulario como se vería cuando esté publicado, también se pueden ver las respuestas a través de una hoja de cálculo que se crea al darle a ese botón. En cuanto a la barra de herramientas superior, en archivo hay las mismas utilidades que en los anteriores, en editar también aunque en menor medida y en ver se puede ver el formulario dinámico, editar preguntas, cambiar el tema o cambiar los controles y preferencias. En  un nuevo apartado se pueden ver y modificar las respuestas.

Imagen 6: Google Forms

También está la opción de hacer una hoja de cálculo con Google Sheets, donde aparece una hoja con cuadrículas en las que se van añadiendo valores y ésta misma puede realizar operaciones. Sobre ella encontramos las herramientas habituales de rehacer, deshacer, imprimir, editar páginas y cambiar el formato de la letra, también aparece la posibilidad de añadir enlaces, comentarios, filtros, gráficos... Además puedes cambiar propiedades de la cuadrícula comos los bordes o el fondo, y seleccionar los decimales, ponerlo en porcentaje o en moneda. En cuanto a las pestañas superiores son prácticamente igual que las anteriores y la de editar también aunque se pueden añadir y eliminar filas y columnas, en ver da además la posibilidad de inmovilizar filas y columnas y en insertar se pueden añadir filas, columnas, imágenes, formularios... En esta aplicación se añade otra pestaña más que es la de datos donde se puede modificar el orden de los datos, los intervalos, los filtros...

Imagen 7: Google Sheets

La última herramienta de la que voy a hablar es la de dibujo, en esta aplicación se pueden realizar dibujos tomando como apoyo alguna de las herramientas que te ofrecen. Sobre la pantalla del dibujo encontramos la opción de rehacer y deshacer como siempre, copiar formato, las opciones de zoom y otras como seleccionar, insertar líneas, formas, textos, imágenes o comentarios. Luego encontramos en la barra superior las pestañas de archivo, editar, ver, insertar, formato, disponer, herramientas, tabla y ayuda que son muy similares a las de las aplicaciones anteriores.

ENLACES:

Ayuda de Google Drive